Распределение времени

Уходящее время

Время — понятие, позволяющее установить, когда произошло то или иное событие по отношению к другим событиям, т.е. определить, на сколько секунд, минут, часов, дней, месяцев, лет или столетий одно из них случилось раньше или позже другого.

Планирование времени

Планирование призвано обеспечить хозяйское использование самого ценного ресурса – времени. Чем лучше распределено (т.е. спланировано) время, тем лучше оно может быть использовано в личных и профессиональных интересах. Планирование как составная часть задач и правил самоменеджмента означает подготовку к реализации целей и структурирование времени. Планирование ежедневной работы, средне- и долгосрочных акций и результатов означает также выигрыш во времени, достижение успеха и большую уверенность в себе.

Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени.

Очевидно, затраты времени на планирование не могут бесконечно увеличиваться, существует оптимум, после которого дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным. От общего планового периода (год, месяц, неделя, день) надо максимально 1% времени тратить на планирование.

Принципы и правила планирования времени

Планирование представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.

Основные правила планирования времени:

1. Соотношение (60:40).

Опыт показывает ,что лучше всего составлять план лишь на определенную часть рабочего времени (на 60%).

События, которые трудно предусмотреть, отвлекающие моменты (“поглотители” времени) не могут быть запланированы целиком без остатка. Всегда нужно оставлять определенный процент времени в качестве резерва для неожиданных встреч, телефонных разговоров, кризисов или на случай недооценки продолжительности каких-то дел, но при этом стараться сократить количество “поглотителей” времени.

2. Сведение задач воедино – план действий.

Чтобы составить хороший план расхода времени, важно всегда иметь представление о предстоящих делах. Целесообразно разделить их на долго-, средне- и краткосрочные задачи, установить их приоритетность и действовать в соответствии с нею.

3. Регулярность – системность – последовательность.

Над планами времени нужно работать регулярно и системно, последовательно доводя до конца начатое дело.

4. Реалистичное планирование.

Т.е. планировать нужно только такой объем задач, с которыми реально можно справиться.

5. Восполнение потерь времени.

Восполнять потери времени лучше по возможности сразу, например лучше один раз дольше поработать вечером, чем в течение следующего целого дня нагонять утраченное накануне.

6. Фиксация результатов вместо действий.

Фиксировать в планах нужно результаты или цели , а не просто какие-либо действия, чтобы усилия были изначально направлены непосредственно на достижение цели. Это поможет избежать внеплановой деятельности.

7. Установление временных норм.

Опыт показывает, что на работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении. Поэтому следует задавать точные временные нормы, предусматривать в плане ровно столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует.

8. Срок исполнения.

Чтобы избежать промедления и откладывания дел, следует устанавливать точные сроки исполнения для всех видов деятельности.

9. Переработка – перепроверка.

План нужно постоянно перерабатывать и перепроверять с точки зрения того, могут ли те или иные задачи быть выполнены полностью.

10. Согласование временных планов.

Чтобы успешнее претворять свои планы в жизнь, необходимо согласовывать их с планами других людей.

Система планирования времени

Как и любое планирование, планирование времени ориентируется на соответствующие долгосрочные цели, которые, в свою очередь, разбиваются на оперативные частичные цели. Планирование предполагает постепенное продвижение вперед, разложение общей задачи на частные, с тем чтобы различные действия можно было распределить во времени.

Установление периодов времени, которые требуются для достижения личных и профессиональных целей, дает чувство уверенности и представление о наиболее предпочтительном распределении времени и наиболее целесообразной очередности дел.

Дневной план – это самая важная ступень в системе планирования времени.

Составление планов дня с помошью метода "Альпы"

Принципиально важно составлять план дня в письменном виде, т.к. это делает деловую активность более целенаправленной и ориентированной на следование составленной программе дня. Письменный план помогает лучше оценить потребность во времени и более реалистично планировать резервное время.

Метод “АЛЬПЫ” состоит из 5 стадий:

1) составление заданий ( задачи из недельного плана, расставленные по приоритетности; невыполненное накануне; добавившиеся дела; сроки, которые надо соблюсти);

2) оценка длительности акций;

3) резервирование времени (в соотношении 60:40);

4) принятие решений по приоритетам и перепоручению;

5) контроль и перенос несделанного.

Необходимо всегда перепроверять свои планы и изменять их, если они оказываются не выполнимыми или не позволяют достичь поставленной цели к сроку. Если же какое-то дело начато, то оно должно быть доведено до конца.

Принятие решений

Принятие решений предполагает выбор первоочередных задач и дел. Принять решение – значит установить приоритетность.

Сознательное установление однозначных приоритетов, последовательное и системное выполнение задач, включенных в план, в соответствии с их очередностью поможет :

1. работать только над действительно важными и необходимыми задачами
2. решать вопросы в соответствии с их неотложностью
3. концентрироваться на выполнении только одной задачи
4. укладываться в установленные сроки
5. исключить дела, которые могут быть выполнены другими
6. не оставлять невыполненными задачи, которые вам действительно по силам
7. получить больше удовлетворения от рабочего дня и результатов работы
8. избежать стрессовых перегрузок

Очередность выполнения задач можно определять, пользуясь следующими критериями и методами:

• Принцип Парето ( соотношение 80:20)

“Внутри данной группы отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе”. Это означает, что не следует сразу браться за самые легкие, интересные или требующие минимальных затрат времени дела. Необходимо приступать к вопросам, сообразуясь с их значением и важностью.

• Установление приоритетов с помощью анализа АБВ.

Техника этого анализа исходит из опыта, что доли в процентах более важных и менне важных дел в сумме остаются неизменными. С помощью букв А, Б и В задачи подразделяются на три группы, в соответствии с их значимостью (важнейшие, важные и несущественные(менее важные). Анализ АБВ основывается на трёх закономерностях:

1. Важнейшие задачи составляют примерно 15% всего количества дел, которыми занимается руководитель. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65%.
2. На важные задачи приходится около 20% общего числа дел, значимость которых также около 20%.
3. Менее важные и несущественные задачи составляют около 65% всех дел, а значимость их составляет всего лишь примерно 15%.

Чтобы применить анализ АБВ, необходимо следовать следующим пунктам:

1. составить список всех предстоящих задач
2. систематизировать их по степени важности и установить очерёдность
3. оценить задачи в соответствии с категориями А,Б,В
4. задачи категории А руководитель должен выполнять сам
5. задачи категории Б следует перепоручить
6. оставшиеся задачи самые маловажные и подлежат обязательному перепоручению.

• Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауера

Этот принцип является простым вспомогательным средством в случаях, когда необходимо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Приоритеты устанавливаются по таким критериям как срочность и важность дела. Все дела подразделяются на 4 группы:

1. Срочные/ важные дела – их необходимо выполнять самому руководителю
2. Срочные/менее важные дела - их следует делегировать
3. Менее срочные/важные задачи – их необязательно выполнять сразу, но выполнять их надо самому.
4. Менее срочные/ менее важные дела – от их выполнения следует воздержаться.

Правила дня

Существует 23 правила, которые можно разделить на 3 группы: правила начала дня, основной части дня и конца дня.

Правила начала дня:

1. начинать день с позитивным настроением;
2. начинать работу по возможности в одно и то же время;
3. перепроверить план дня, составленный накануне
4. вначале – ключевые задачи;
5. приступать без раскачки;
6. согласовать план дня с людьми, с котрыми запланированны встречи;
7. утром заниматься сложными и важными делами.

Правила основной части дня:

1. хорошо подготовить работу;
2. влиять на фиксацию сроков в собственных интересах;
3. перепроверять все дела с точки зрения их необходимости;
4. отклонять дополнительно возникающие неотложные проблемы;
5. избегать незапланированных импульсивных действий;
6. своевременно делать паузы и соблюдать размеренный темп;
7. небольшие однородные задачи выполнять сериями;
8. рационально завершать начатое (отвлечение и последующее возвращение к работе требует некоторого времени, поэтому начатое дело нужно либо доводить до конца, либо прерывать в целесообразном месте)
9. использовать незапланированные временные промежутки для подготовительной или рутинной деятельности;
10. работать антициклично ( т.е. в начале дня целесообразно заниматься важнейшими задачами, а в более беспокойный период - делами менее важными);
11. выкраивать спокойный час;
12. контролировать время и планы.

Правила завершения дня:

1. завершить начатые небольшие дела;
2. контроль за результатами и самоконтроль;
3. составить план на следующий день;
4. каждый день должен иметь свою кульминацию.

Помимо этих правил также важно соблюдать естественный дневной ритм.

У разных людей разная психология и организм. Вследствие этого работоспособность людей различна в различные периоды времени. Некоторые люди продуктивнее работают утром, некоторые днём, а некоторые вечером. Но при этом нельзя сказать, что одни из них работают лучше, а другие хуже. Просто пик работоспособности у этих людей приходится на разные периоды дня. Абсолютные значения пика и спада продуктивности индивидуально различаются, но что одинаково для всех людей – так это относительные, ритмичные колебания. Все это необходимо учитывать в своей работе.

Контроль

Контроль над результатами служит улучшению, а в идеальном случае – оптимизации трудового процесса. Все вышеперечисленные функции самоменеджмента будут не столь эффективными, если не будет проводиться соответствующий контроль. Контроль охватывает три задачи:

• осмысление физического состояния
• сравнение запланированного с достигнутым
• корректировка по установленным отклонениям

Необходимо регулярно, через равные промежутки времени проверять свои планы и организацию труда, анализировать свою деятельность и своё время и составлять листок дневных помех.

Контроль над результатами труда должен в любом случае производиться после выполнения задачи. В конце рабочего дня необходимо контролировать и отражать не только выполнение поставленных целей, но и личную ситуацию.

Литература

1. Энциклопедия Кольера
2. Зайверт Л. “Ваше время в Ваших руках: советы деловым людям, как эффективно использовать рабочее время” М.: Интерэксперт, 1995
3. “Организация рабочего времени”, учебник М: ”ДеКА”, 1994